電話代行やアウトバウンド・テレマーケティングで成功しよう

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2013/10/15
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2013/10/15
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電話応対

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電話は、ビジネスにおいて重要なツールの1つである。
ビジネスシーンでの電話応対に関する業務を代行するサービスを、電話代行という。秘書代行、電話秘書と呼ばれることもある。広義には、テレマーケティングの1つとして、コールセンターも含まれる。電話代行には、いくつかのスタイルがある。

①コールセンターがクライアント用に、電話番号を割り当てる。
クライアントの顧客が、その電話番号に電話をかける。
コールセンターのオペレーターが電話に出て、応対する。
クラアントに、電話内容を報告する。

②クライアントの電話番号に、クライアントの顧客等から電話がかかってくる。
電話が、電話代行業者に転送される。
オペレーターが電話に出て、予めクライアントから指示された通りに応対する。

③電話代行会社が、クライアントに電話番号を貸し出す。
その電話番号に、クライアントの顧客等から電話がかかってくる。
電話が、指定のクライアントの電話に転送される。クライアントが電話に出て、応対する。

メリット

電話代行には、次のようなメリットがある。
●自社でコールセンターを設置できない場合、アウトソーシングすることによって効率化を図ることができる。
●留守がちの営業所や事業者などで、電話番のスタッフを置く必要がなくなる。
●自営業、SOHO、フリーランスといった働き方をしている人が、電話に気を取られることなく業務を行うことが出来る。

また、業者の電話番号を借りるタイプの電話代行を利用する場合、顧客に自分の電話番後を知らせずにすむというメリットもある。
これには、次のような意義がある。
・地方で業務を行っている場合でも、顧客に都会の電話番号を提示することができる。その結果、営業活動範囲を広げたり、信頼を得たりすることができる。
・SOHOやフリーランスの場合に、自宅と仕事用とで電話番号を使い分けることができる。電話番号を公にして、家族に迷惑をかける心配がない。

電話転送

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電話代行業にとって、電話転送はなくてはならないサービスである。
NTTでは、「NTTボイスワープ」という転送サービスを行っている。

NTTボイスワープは、ある番号にかかってきた電話を、予め設定しておいた電話番号に転送するサービスである。
大きく分類すると、無条件転送と無応答時転送の2つに分けることができる。
無条件転送とは、転送元の電話を鳴らすことなく、即座に転送先に転送する方法である。
無応答時転送とは、一旦転送元の電話を呼び出して、応答が無かった時にのみ転送する方法である。

ちなみに、転送先には携帯電話を指定することもできる。そのため、外出中に自宅やオフィスにかかった電話を、外出先で受け取れるのである。
月額使用料は、一般家庭用で500円、事務用なら800円である。(平成26年1月現在)なお、「ひかり電話ボイスワープ」なら、月額使用料は、住宅・事務を問わず500円である。

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